Benefiční akce jsou skvělým způsobem, jak pro vaši organizaci získat potřebné prostředky a jak vaši organizaci prezentovat veřejnosti. Existuje nepřeberné množství nápadů, jakou akci uspořádat. Na podporu vaší fantazie uvádíme v druhé části článku několik nápadů a tipů.
Co dělat před pořádáním benefiční akce?
Před pořádáním benefiční akce musíte uvážit, zda si vůbec požadovanou akci můžete dovolit – musíte zhodnotit, zda např. náklady na pronájem prostor nejsou příliš vysoké a nehrozí, že by mohly převážit nad vybranými příspěvky. Při plánování události bychom se neměli nechat pohltit detaily, je třeba stále mít na paměti to, co je cílem.
Když zvete hosty (donory), nemusíte se nutně prezentovat jen jako někdo, kdo pouze žádá – máte přece teoreticky co nabídnout, ať už zábavu nebo možnost prezentovat se – můžete např. firmám nabídnout možnost prezentace jejich služeb nebo zboží v rámci akce. V tomto případě si však musíte pečlivě zvážit, za jakých podmínek tuto prezentaci umožníte a zda jejich prezentace bude přínosná jak pro akci samotnou, tak i pro její návštěvníky. S prezentacemi „bez příběhu“ a „bez filozofické vazby“ k akci jako takové se totiž v předchozích obdobích roztrhl pytel a lidé se k nim staví skepticky a nezřídkakdy pak podobné prezentace dílčím způsobem pošramotit i samotnou akci a její vyznění v očích veřejnosti.
Neměli bychom dále zapomínat ani na skutečnost, že benefiční akce by se měla řídit zákonem č. 117/ 2001 Sb., o veřejných sbírkách.
Akce samotná
Benefiční akce mohou mít mnoho podob – můžete např. uspořádat ples, koncert, letní slavnost, běžecký závod, filmový večer, divadelní představení, turistický pochod… Účastníci akce přispívají obvykle nákupem vstupenky, kdy výtěžek ze vstupného je odváděn na vámi stanovený cíl. Jsou i jiné cesty, jak posílit výtěžek z akce, součástí výtěžku tak může být při dodržení zákonných norem i výtěžek z prodeje občerstvení, drobných věcí, z charitativního bazárku atd.
- Při benefiční akci můžeme kromě finančních prostředků získávat i pomoc v jiné formě – materiál, věcné dary a v neposlední řadě nové příznivce. Mnoho dobrovolníků začne do zařízení docházet poté, co k obyvatelům získá prostřednictvím vaší akce konkrétní vztah.
- Jako velké lákadlo funguje, když se nám podaří získat k účasti na akci slavnou osobnost – doporučujeme proto kontaktovat zejména ty slavné osobnosti, které mají k regionu určitý vztah. Neměli bychom zapomínat ani na to, že dojem z akce může velmi posunout šikovný moderátor.
Několik příkladů dobré praxe
Běh pro Domov Pod Kavčí Skálou
Domov Pod Kavčí Skálou pořádá od roku 2017 pravidelně benefiční běh, který kromě získání financí přináší mezigenerační propojení a v neposlední řadě dopřeje obyvatelům domova chvilkový návrat do mladších let. Kromě závodní trati je totiž připravena soutěž pro obyvatele domova, kteří rozdělení do kategorií dle svých kompenzačních pomůcek, zdolávají krátkou trať za mohutné a neskonale emotivní podpory všech účastníků závodu a jejich hostů. Jedno oko nezůstává suché. Pusťte si ohlédnutí za posledním ročníkem a posuďte sami, jak hezky může taková akce vypadat.
- Klienti Domova jsou už dlouhou dobu před vlastním závodem zapojeni zejména do jeho příprav. V rozsahu, který zvládnou, chystají ceny pro vítěze a do tomboly (kromě pečených medailí stojí za zmínku např. i domácí sirupy, ručně háčkované hračky, šité hračky, babičkovské ponožky, na které se účastníci závodu už tradičně velmi těší).
- Pro závodníky je připravena šestikilometrová trasa vedoucí lesem a pro děti kratší závody. Jde však o akci pro celou rodinu - DKPS pořádá také doprovodný program, jehož součástí je předvedení seniorských aktivizačních činností, stánky, občerstvení, tombola, vtipná dražba a program pro děti.
Akce je pořádána ve spolupráci Domova a spolku Báječné ženy v běhu a s podporou města Říčany.
V posledním ročníku této akce se podařilo vybrat téměř 30 000 Kč, za které Domov postupně nakupuje materiál na různé výtvarné aktivity, ergoterapii a pořádá různé besedy a výlety. Klienti si sami říkají, zač se prostředky pro ně získané použijí a o to větší z nich mají radost.
Více se můžete dozvědět zde:
https://www.behprodomovpodkavciskalou.cz/
http://www.domovpks.cz/ze-zivota-domova/beh-pro-domov-pod-kavci-skalou
Tradiční ples Zámečku Střelice
Zámeček Střelice (poskytovatel sociálních služeb) zase každoročně pořádá Tradiční ples. Vedení Domova se osvědčilo oslovit místní spolky (např. divadelníky, Sokol), dětské kroužky (např. taneční, hudební) a i slavné osobnosti žijící v regionu, které jsou často ochotny vystoupit na benefiční akci zdarma.
Více o plese se můžete dozvědět zde:
https://www.zamecekstrelice.cz/ze-zivota-domova/probehle-akce/archiv/tradicni-ples
Ohledně benefičních akcích obecně si vedení tohoto Domova vyzkoušelo také následující (aneb pár věcí, na které byste neměli zapomenout):
- sponzory je vhodnější oslovovat s velkým časovým předstihem, před samotnou akcí je pozdě, přičemž fundraiser by se neměl snadno nechat odbýt
- sponzorům je vhodné za jejich příspěvek nabídnout možnost prezentovat jejich výrobky či služby na akci
- při hudební akci je třeba myslet na poplatky pro OSA
- je dobré nechat akci zaštítit např. starostou města
- je nutno dbát na transparentnost účetnictví z akce
- vzhledem k tomu, že k prodeji jídla je nutné živnostenské oprávnění, občerstvení na akcích lze řešit buď stánky s profesionálním cateringem (kterým se pronajme prodejní místo), případně občerstvením z vlastní režie, kde mají návštěvníci možnost darovat dobrovolný příspěvek do kasičky
- před i po akci by se o akci mělo informovat - na facebooku, v místním zpravodaji, prostřednictvím letáčků…
Doprovodný program
Pro využití celého potenciálu pořádané akce se nabízí zajistit i doprovodný program sloužící rovněž ke zvýšení výtěžku z akce. Může jít o prodej zboží (přičemž může jít samozřejmě i o zboží vyrobené v rámci sociální služby, pro kterou se prostředky shromažďují – často se prodávají výrobky z keramiky, věci šité/pletené, vánoční a velikonoční dekorace, kalendáře, tašky, nejjednodušší variantou mohou být např. ručně vyráběná přáníčka…). Dále lze na program zařadit tombolu, kde bude možné vyhrát předem získané dary od sponzorů (přitažlivé dary mohou samozřejmě významně přispět k úspěchu akce), doporučujeme proto projít si databázi místních firem a zkusit je oslovit. Dále lze uspořádat (tichou) aukci, zařídit prodej občerstvení atd.
Slavnostní akce s významnými hosty - donory
Pokud jde o slavnostní benefiční akci, na kterou jsou pozváni movitější potenciální donoři, kteří se zejména během akce rozhodují, zda a jak významně vaši organizaci podpoří, máme pro vás následující tipy:
- důkladně zkontrolujte seznam pozvaných, aby se nezapomnělo zejména na donory, kteří vám přispěli v minulosti,
- dejte si záležet na pozvánkách,
- významné hosty přidělte dobrovolníkům nebo zaměstnancům (ti by je po odeslání pozvánek měli ihned kontaktovat a ověřit jejich účast) - každý tento dobrovolník by si měl vzít na starosti několik donorů, se kterými bude během akce konverzovat, případně jim bude „k ruce“.
Po akci
Poté, co benefiční akce skončí, měli bychom vždy analyzovat její průběh a zhodnotit, co fungovalo a co nikoli, co mělo úspěch a naopak, na které aspekty je potřeba dát příště pozor, co vylepšit. Zejména berte v úvahu, kolik hodin práce co stálo a kolik peněz se z dané aktivity podařilo vybrat. Jedině tak se můžeme poučit pro další ročníky, vychytat mouchy, a postupně pořádat stále dokonalejší akce.
Na významné donory je vhodné vzpomenout si i během roku, např. s přáním k Vánocům – dát jim vědět, že se na ně nezapomnělo a jejich daru si ceníte.
Poděkování
Děkujeme paní Roubalové ze Zámečku Střelice a paní Suchánkové z DPKS za jejich cenné rady a zkušenosti.
Podívejte se na další část seriálu:
Proč fundraising není jen žádání o peníze (4/6)
Zdroje:
https://www.blackbaud.com/files/resources/7-12.Desktop.Book.Web.pdf
https://www.neziskovky.cz/clanek/858/534/grantisa/07-082004-jak-usporadat-beneficni-akci/
https://www.behprodomovpodkavciskalou.cz/
http://www.domovpks.cz/ze-zivota-domova/beh-pro-domov-pod-kavci-skalou
https://www.zamecekstrelice.cz/ze-zivota-domova/probehle-akce/archiv/tradicni-ples